Zbliża się sezon wakacyjny. Wielu pracowników skorzysta w tym okresie z fundamentalnego uprawnienia pracowniczego jakim jest prawo do urlopu wypoczynkowego. Nie zawsze jednak można zrealizować zaplanowany wypoczynek. Zdarzają się bowiem sytuacje, w których konieczne jest przesunięcie lub nawet odwołanie zaplanowanego urlopu.

Fakultatywne przesunięcie urlopu 

Wniosek pracownika

Zgodnie z art. 164 § 1 k.p. przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Okoliczności, które mogą być określone mianem „ważnych przyczyn” muszą uniemożliwiać pracownikowi wykorzystanie urlopu zgodnie z jego przeznaczeniem. Kodeks pracy nie określa co może stanowić podstawę do przesunięcia terminu urlopu. Przypadki takie będą miały indywidualny charakter. Jako przykład takiej „ważnej przyczyny” można przytoczyć konieczność sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny lub niemożność wspólnego wykorzystania urlopu ze współmałżonkiem w związku z przesunięciem mu urlopu z przyczyn dotyczących pracodawcy.

Zasadność przesunięcia urlopu pozostawiona jest jednak ocenie pracodawcy. To do niego należy ostateczna decyzja w sprawie przesunięcia urlopu na inny termin.

Szczególne potrzeby pracodawcy
Zaplanowany (w planie urlopowym lub na mocy porozumienia stron) urlop wypoczynkowy, może być również przesunięty z inicjatywy pracodawcy. Zmiana terminu wykorzystania urlopu przez pracodawcę może być dokonana przy zaistnieniu warunku określonego w art. 164 § 2 k.p. Warunkiem tym są „szczególne potrzeby pracodawcy”, a więc sytuacje, gdy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Przykładem takiej sytuacji może być konieczność usunięcia awarii czy też niespodziewane spiętrzenie prac, których wykonanie mogłoby w istotny sposób oddziaływać na sytuację pracodawcy. O tym, czy potrzeby pracodawcy mają charakter szczególny decyduje on sam. Pracownik nie może mieć wpływu na tę ocenę. Należy zauważyć, iż pracodawca znajdujący się w „szczególnej potrzebie” ma uprawnienie do przesunięcia całego urlopu wypoczynkowego pracownika, a nie jego części. Jeżeli jednak urlop, na wniosek pracownika, został zaplanowany w częściach, dana część może ulec przesunięciu. Na uwagę zasługuje fakt, iż Kodeks pracy nie reguluje kwestii zwrotu kosztów przesunięcia urlopu wypoczynkowego z przyczyn dotyczących pracodawcy. Należy to uznać za lukę w prawie. Przyjąć jednak należy, iż w takiej sytuacji odpowiednie zastosowanie powinien mieć art. 167 § 2. Pracodawca powinien pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z przeniesieniem terminu urlopu.

 

Porozumienie stron
Przesunięcie terminu urlopu jest zawsze możliwe za zgodą obu stron umowy. Do tego rodzaju przesunięcia nie jest konieczne zaistnienie szczególnej przyczyny. Jedynym ograniczeniem jest nienaruszanie bezwzględnie obowiązujących przepisów np. zakaz podziału urlopu w sposób sprzeczny z Kodeksem pracy. Nie ma znaczenia, która ze stron występuje z inicjatywą przesunięcia urlopu.
Przy wyznaczaniu nowego terminu urlopu trzeba pamiętać, iż termin ten powinien przypadać w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo i nie później niż do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego.

 

 

 

Na mocy art. 165 k.p. pracodawca zobowiązany jest do przesunięcia urlopu na termin późniejszy jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie. Niemożność rozpoczęcia urlopu wynikać jednak musi z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności.:

W przeciwieństwie do wystąpienia „ważnych przyczyn”, dla których pracownik zwraca się o przesunięcie terminu urlopu (na mocy art.. 164 § 1), kiedy uwzględnienie wniosku o przesunięcie terminu urlopu jest pozostawione swobodnej decyzji pracodawcy, w ww. sytuacjach pracodawca ma obowiązek przesunąć termin urlopu.
Ustalenie innego terminu pozostawione zostało stronom. Jedynym ograniczeniem jest wymóg, iż powinien on być wykorzystany nie później niż na koniec pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Wyjątek dotyczy pracownicy korzystającej z urlopu macierzyńskiego, której na jej wniosek należy udzielić urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego. Pracownik nie ma obowiązku złożenia wniosku o przesunięcie terminu rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego, jeżeli pracodawca wie o usprawiedliwionej przyczynie uniemożliwiającej wykorzystanie. Obowiązek przesunięcia urlopu powstaje nawet wówczas, gdyby pracownik tego nie żąda. Na podkreślenie zasługuje fakt, iż pracodawca nie może skutecznie udzielić urlopu wypoczynkowego pracownikowi niezdolnemu do pracy nawet wówczas, gdy pracownik wyraził na to zgodę. Należy wyraźnie zaznaczyć, iż wyliczenie przyczyn zawarte w art. 165 k.p. traktowane jest wyłącznie jako przykładowe.

Pracodawca obowiązany będzie przesunąć urlop pracownikowi z powodu każdej okoliczności uznanej w przepisach prawa pracy za nieobecność usprawiedliwioną. Ustawodawca uznaje, że te same okoliczności, które usprawiedliwiają nieobecność pracownika w pracy, uniemożliwiają również należyte wykorzystanie urlopu wypoczynkowego.

 

Przerwanie urlopu wypoczynkowego

 

W art. 166 k.p. zawarty jest wyczerpujący katalog przyczyn uzasadniających przerwanie trwającego urlopu wypoczynkowego. Do przyczyn tych należy:
czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, odbywanie ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez czas do 3 miesięcy, urlop macierzyński.
Wyżej przywołany katalog ma charakter enumeratywny. Oznacza to, iż inne niż wymienione okoliczności, jak np. konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, nie przerywają biegu terminu urlopu. Szczególną przyczyną przerywającą urlop jest niewątpliwie czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby. Nawet jeden jej dzień w trakcie urlopu wypoczynkowego może być podstawą do przedłużenia urlopu. Zgodnie jednak z orzecznictwem SN, pracownik nie musi korzystać z odliczenia mu od urlopu okresu choroby. Jest to bowiem uprawnienie, a nie obowiązek.

Pracownik, w okresie korzystania z urlopu nie ma obowiązku dostarczania pracodawcy zaświadczenia lekarskiego stwierdzającego niezdolność do pracy w okresie urlopu. Jeżeli jednak intencją pracownika jest wykorzystanie zwolnienia lekarskiego w celu przedłużenia urlopu bezpośrednio po ustaniu choroby, jest on obowiązany zawiadomić pracodawcę o niezdolności do pracy. Musi to uczynić najpóźniej w drugim dniu wystąpienia tych przyczyn, w sposób określony w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy. Jeżeli brak takich przepisów, pracownik ma obowiązek przestrzegać zwyczajowego sposobu zawiadamiania pracodawcy.

Pracownik chcący przesunąć niewykorzystaną część urlopu na okres bezpośrednio po zakończeniu urlopu, nie ma obowiązku zgłosić się do pracy po urlopie. Wystarczy jedynie zawiadomienie pracodawcy i przesłanie mu zaświadczenia lekarskiego. W tym przypadku konieczna jest jednak zgoda pracodawcy. W sytuacji, gdy pracownik zamierza skorzystać z niewykorzystanej części urlopu, w terminie późniejszym, powinien stawić się w pracy bezpośrednio po jego zakończeniu oraz zawiadomić pracodawcę o przyczynie uniemożliwiającej mu realizację wypoczynku. Termin wykorzystania pozostałej części urlopu uzgadniany jest z pracodawcą.
III. Odwołanie z urlopu
Zgodnie z art. 167 § 1 pracodawca może odwołać pracownika z urlopu, gdy jego obecność w zakładzie jest wymagana przez okoliczności, których nie dało się przewidzieć w chwili rozpoczynania urlopu. Należy zauważyć, iż mowa tu o okolicznościach, w których nieobecność pracownika w pracy spowodowałaby poważne zakłócenia w procesie pracy.

Odwołanie pracownika z urlopu powinno nastąpić w taki sposób, aby mógł on się z nim zapoznać. Ponadto odwołanie to powinno być dokonane z takim wyprzedzeniem, aby mógł on stawić się do pracy w wyznaczonym przez pracodawcę terminie. Niezastosowanie się pracownika do odwołania z urlopu stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i może być podstawą do rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika.

W związku z odwołaniem pracownika z urlopu, na pracodawcy spoczywa pokrycie kosztów poniesionych przez pracownika w związku z powrotem z urlopu. Podkreślić jednak należy, że chodzi w tym przypadku wyłącznie o koszty pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem. Jako przykład takich bezpośrednich kosztów można przytoczyć niepodlegającą zwrotowi zapłatę za niewykorzystany pobyt w hoteli czy tez kosztu podróży powrotnej z miejsca pobytu. Pracownik powinien udokumentować ww. koszty.

Pracodawcy odwołujący pracownika z urlopu powinni także pamiętać, iż zwrot kosztów związanych z odwołaniem obejmuje także bezpośrednie koszty niewykorzystania urlopu przez jego rodzinę, jeżeli w wyniku powyższych decyzji pracodawcy została ona zmuszona do przerwania wypoczynku.

 

Podstawa prawna: ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.)

Stan na dzień: 6 kwiecień 2010